Проект улучшений «Оптимизация процесса подготовки запроса в адрес респондента»
«Картирование процесса — визуальный инструмент, который помогает сформировать единое понимание основных шагов процесса, его границ, потерь, дублирующих функций и «узких мест». Картирование позволяет взглянуть по-новому на привычный производственный процесс, разложить его на составляющие, выявить моменты, требующие улучшения, и сосредоточиться на их изменении ради достижения конечной цели — повышения производительности труда.
Мы рассмотрели только небольшую часть всего производственного процесса территориального органа государственной статистики — подготовки и направления запроса в адрес респондента. Но выявили множество тонкостей, которые делали процесс неэффективным.
В процессе картирования нами разработаны текущая, «идеальная» и целевая карты процесса с графическим описанием этапов обработки статистической отчётности, полученной от организаций-респондентов, и направления запросов отчитавшимся организациям. Выявлены основные проблемы текущего процесса.
Самые значимые вопросы оптимизации процесса возможно решить лишь на федеральном уровне, но и на уровне Территориального органа уже применяется ряд улучшений:
- Разработан единый шаблон письма-запроса, направляемого в адрес респондента;
- Организована совместная работа по регистрации в СЭД исходящих писем;
- Проводится обучение специалистов, участвующих в контроле и анализе форм статистического наблюдения;
- Ведется подготовка к проведению обучения специалистов по практике привлечения респондентов к административной ответственности.
Продолжаем работу над проектом».
Елена Корнец, Туластат
Проект улучшений «Оптимизация процесса формирования официального статистического издания «Социально-экономическое положение Тульской области» в электронном виде»
«В июле текущего года Туластат присоединился к проекту «Картирование потока создания ценности». Для картирования выбрали процесс формирования официального статистического издания «Социально-экономическое положение Тульской области» в электронном виде.
Выбор темы проекта во многом обусловлен тем, что доклад «Социально-экономическое положение Тульской области» — это ежемесячное издание, в подготовке участвуют все наши структурные подразделения.
На первом этапе проекта командой разработан макет для опроса ответственных специалистов по заполнению разделов доклада, который выявил проблемные участки.
Во время составления фактической карты процесса увидели те места, этапы, в которых есть «провалы» (временные задержки, лишние действия).
На основании этой карты и выявленных проблем был проведен детальный анализ, после которого составили целевую карту процесса и разработали план мероприятий по оптимизации процесса. В ноябре мы ожидаем получить первые результаты.
Основные цели проекта:
- сокращение времени на подготовку издания с 3 до 1 дня;
- уменьшение численности сотрудников, участвующих в подготовке издания с 20 до 10 человек».