Больше 40 территориальных органов уже завершили внедрение 5С и активно совершенствуются. Рабочие места получают достойное и своевременное обеспечение. Сэкономленные средства идут на улучшения рабочих пространств. Те, кто выполнил все шаги и вышел на 5С знают, что 5С — это не субботник, а возможность избавиться от лишнего и в кабинетах и в процессах.
Александр Чунаков, руководитель Волгоградстата
Александр Чунаков, руководитель Волгоградстата
С чего все началось? Я задал себе несколько вопросов. Знаю ли я, сколько у меня процессов в организации? Какие из них ключевые? Где у нас возникают проблемы? На что мои сотрудники тратят больше времени, чем нужно?
Ответов на тот момент не было. Поэтому в январе этого года мы приступили к внедрению принципов бережливого управления на «пилотном» участке, а уже с апреля проект успешно стартовал в каждом отделе Волгоградстата.
Внедрив систему 5С нам удалось получить следующие результаты:
- после оптимизации рабочего пространства сократилось время поиска нужной информации и предметов на 70%;
- списано 354 единицы оргтехники, на замену приобретены многофункциональные сетевые устройства, преимуществом которых является экономия пространства на 60% и средств на обслуживание старого парка;
- изготовление электронной подписи позволило частично отказаться от бумаги и перейти на электронный документооборот внутри органа – это экономия не менее 40 тыс. руб. в год и порядка 1 тыс. часов времени, которое уходит на согласование, подписание и сканирование документов;
- выстроив адекватную систему хранения файлов на дисковом пространстве, мы освободили 2 терабайта данных – это на 40% ускоряет работу в сетевом пространстве и позволяет отказаться от закупки дополнительных мощностей в будущем году.
Оптимизация рабочих процессов помогает больше концентрироваться на работе с респондентами, а полученная экономия финансовых ресурсов – продолжить поэтапное обновление парка техники в Волгоградстате.
На ближайшем заседании комитета по качеству мы планируем рассмотреть метод «Пять почему». Основная его задача это определить: как часто возникают проблемы, как много проблем и как это исправить. Однако метод, который мог бы принести организации экономию, вряд ли заработает, если руководство не готово к честной коммуникации с подчиненными. На мой взгляд, важно предоставить сотрудникам возможность самим определить области, требующие улучшения, и непосредственно оказывать влияние на рабочие роли.
Ирина Гаевая, руководитель Саха(Якутия)стата
Обучение 5С Саха (Якутия)стат прошел в конце 2020 года по своей инициативе и просьбе.
Внедрение 5С проводили семь членов команды. На первом этапе надо было заинтересовать людей в эффективной организации своего рабочего места, забыть привычку работать «как всегда». Коллектив откликнулся быстро.
Проект 5С позволил взглянуть на все по-новому. Было определены документы, которые следует передать в архив или списать на уничтожение. Не смотря на то, что мы регулярно проводили общие уборки и субботники, было собрано и сдано на переработку 4,4 тонны макулатуры.
Неисправная техника была списана, неиспользуемая мебель передана на склад, лишние провода, мыши, клавиатура – в отдел информационных технологий, ненужные предметы были утилизированы. Отделы обменивались лишними предметами (тумбочками, лотками для документов, скотч).
По итогам уже первого этапа в кабинетах стало просторнее и светлее, «стало легче дышать», «приятнее приходить на работу».
В рамках 5С мы проанализировали и усовершенствовали процессы, в которых задействованы практически все отделы. Например, «Формирование, согласование Госзаказа на проведение республиканских специализированных наблюдений», «Работа по возбуждению и рассмотрению дел об административном правонарушении.
Сотрудники, включая и ранее скептически настроенных, поняли, что 5С помогает качественно и эффективно работать, соблюдать установленные планы и графики.
Было проведено награждение пилотов. Например, “Тому, кто в доме хозяин”, “Отдел мал, да удал”, “Организованность – их конек”.
Согласно решению коллегии Саха(Якутия)стата Бережливое производство 5С было внедрено в районных отделах статистики.
У 5С есть начало, нет конца. Необходимо первые успехи закрепить, развивать, постоянно анализировать и совершенствовать производственные процессы, продолжать их стандартизацию, сокращать потери.
Виктор Нехаев, руководитель Туластата
Что нас подтолкнуло к этому шагу?
Осознание важности создания для сотрудников комфортной и производительной рабочей среды.
На начальном этапе столкнулись с трудностями: даже если сотрудник думал, что его рабочее место организовано рационально, то при первом же рассмотрении оказывалось, что лишние предметы на столе все-таки есть. Теперь организация рабочего места по этим стандартам стала для сотрудников нормой.
Нам важно было, чтобы каждый понял, чем полезна лично для него система 5С, и отбросил привычку работать «как всегда». В целях мотивации персонала мы проводим конкурсы на лучшую организацию рабочего места, на лучшее предложение и поощряем победителей.
Оценка процесса внедрения системы 5С проводится, как правило, тремя внутренними аудиторами из числа обученных принципам 5С сотрудников с использованием чек-листов и подведение итогов ежемесячного мониторинга с применением «тепловой карты».
С последними двумя шагами «№ 4. Стандартизация» и «№ 5. Совершенствование» дело обстояло сложнее, поскольку они символизируют более глубокий уровень внедрения системы. Но мы и с этим справились. На 4 шаге на систематической основе поддерживается чистота и порядок в помещениях, разработаны стандарты каждого рабочего места, рабочие инструкции, что облегчает работу и позволяет эффективно проводить обучение новых сотрудников.
Сейчас мы на завершающем 5-ом шаге системы: поддерживаем достигнутые результаты и обмениваемся лучшими практиками с коллегами из других регионов. Если возникают проблемы, то обсуждаем, находим решение и совершенствуем нашу работу. Добиться лучших результатов можно лишь коллективно и сообща.