Процесс отображается в простом и понятном виде — на лист бумаги наклеиваются стикеры с описанием действий, выполняемых каждым участником. Выявленные проблемы обозначаются на карте процесса красными стикерами. Картирование позволяет понять, как процесс происходит на самом деле, и выработать решения по устранению существующих проблем. Любой сотрудник может подойти к карте процесса и, не обладая специальными знаниями, легко прочитать её.
Процесс берем в проработку, если:
- выполнение задач по процессу вызывает максимальное недовольство у сотрудников — потери, переработки, значительное количество итераций, большое количество ошибок и т.д.;
- процесс является трудоемким или ресурсоемким.
Первый каскад проектов стартовал в январе. В нем приняли участие управления центрального аппарата и 8 территориальных органов. Уже получили первые результаты. Во втором каскаде, стартовавшем в мае, приняли участие 9 территориальных органов. Третий каскад стартует в октябре.
Марина Соловьёва, Самарастат
Проект улучшений «Оптимизация процесса сбора и обработки статистической отчетности по форме федерального статистического наблюдения № П (услуги) «Сведения об объеме платных услуг населению по видам» месячная»
«Постоянное совершенствование — это то, к чему мы стремимся в своей работе, в жизни.
Применение инструмента «картирование» стало продолжением работы по оптимизации выполнения производственных процессов, которую мы начали при развертывании системы 5С в Самарастате.
Основная цель нашего проекта — сокращение времени на контроль, проверку и обработку отчетности, снижение числа версий сводных итогов.
Применяя метод картирования мы получили четкую организацию работы сотрудников при сборе и обработке отчетов, распределив роли каждого участника. В результате повысилась «прозрачность» и управляемость процесса. При этом у нас получилось сократить время на сбор отчетных данных и выполнение контрольных процедур, не снижая качества.
В ходе выполнения разработанных нами мероприятий организована информационно-разъяснительная работа, разработаны стандартные письма-запросы респондентам по типичным ошибкам и сформирован чек-лист сбора и обработки отчетов по форме №П (услуги). Чек-лист особенно полезен новым сотрудникам в обучении и освоении данного участка работы. А опытным сотрудникам он служит удобной подсказкой.
В результате, за последний отчетный период сокращено время на обработку отчетности на 8 чел. часов в месяц, число версий сводных итогов составило 1.
Несомненно мы планируем положительные моменты, полученные в ходе выполнения проекта, перевести и на другие отчетные формы».
Светлана Бенгардт, Комистат
Проект улучшений «Повышение эффективности процессов сбора и обработки данных по ежемесячной форме №П-4»
«Всегда интересно приобретать знания, анализировать, решать проблемы, добиваться результата, поэтому мы с воодушевлением взялись за процесс картирования.
Почему П-4? Статистическая форма №П-4 охватывает широкий круг респондентов всех видов экономической деятельности и форм собственности. На основании итогов наблюдения формируется социально значимая информация о заработной плате и численности работников. Форма ежемесячная, следовательно можно быстро увидеть результат.
Проверка отчетов занимает 80% времени, предусмотренного на обработку формы. Это кропотливый и трудоемкий процесс. На анализ итоговых данных остается совсем мало времени. Существенной проблемой являются не очевидные и объемные описания контролей.
Какие цели мы ставили? Сокращение времени на проверку первичных статданных, уменьшение количества отчетов с ошибками, повышение полноты сбора отчетности на 15 число после отчетного периода.
Что было сделано? Применяя опыт команды Росатома, мы подготовили и реализовали план мероприятий по решению проблем, выявленных в процессе картирования. В нашем ТОГСе в настоящее время происходит постоянная актуализация контактной информации в АС ГС ОФСН с использованием альтернативных источников и из отчетности и официальных писем организаций. Актуализирован регламент работы структурных подразделений Комистата по организации сбора и обработки статотчетности. Разработаны образцы информационно-разъяснительных писем для отправки респондентам с помощью сервиса «Массовая рассылка», который можно использовать и для других форм. Кроме того выявлены проблемы, в решении которых нам необходимо содействие центрального аппарата Росстата.
Каких результатов достигли? Количество отчетов с ошибками снизилось на 5,5%. На 14 чел/часов сократилось время на проверку первичных статистических данных. У нас получилось перераспределить время экономиста в пользу формирования и анализа сводных итогов наблюдения».
Юлия Карявина, Тюменьстат
Проект улучшений «Согласование ответа на комплексный запрос».
«Ни одно дело не спорится в одиночестве, поэтому не обойтись без хорошо сформированной и сплоченной команды. Нами был выбран процесс «Согласование ответа на комплексный запрос». Поставили перед собой цель — сократить время на согласование ответа на комплексный запрос с двух рабочих дней до одного рабочего дня.
Карта потока создания ценности — это достаточно простая и наглядная схема, которая дает возможность увидеть сразу все узкие места и проблемы. Проведя детальный анализ схемы возможно разработать достижимый план улучшений.
Хотим отметить, что при картировании текущая карта описываемого нами процесса достигла длины полотна 4 метра, а общее измеренное время прохождения процесса — 933 минуты.
Командой Тюменьстата найдено 5 проблем, сформировано 11 решений. При их реализации ожидаемый эффект, а именно сокращение временных потерь, составит 453 минуты.
Участие в проекте позволило объединить нас общей идеей, нацеленной на конкретный результат. Это возможность развития и дальнейшего роста. Приобретенный опыт будет полезен не только участникам команды, но и коллегам, с которыми мы с удовольствием поделимся нашими наработками. Отдельно благодарим сотрудников Государственной корпорации «Росатом» за профессиональный подход, интересное обучение, открытость к диалогу».